Prowadzenie księgowości jest nieodłącznym elementem działania każdej firmy czy przedsiębiorstwa. Niektóre z nich mogą prowadzić tak zwaną księgowość uproszczoną a inne pełną księgowość, która w dużym uproszczeniu mówiąc, polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Niekiedy firmy same wybierają tę drugą formę księgowości, ponieważ księgi handlowe przejrzyście przedstawiają sytuację finansową firmy. W związku z tym ktoś, kto zna się na księgowości, może na ich podstawie prognozować dalsze losy przedsiębiorstwa i przewidywać jego kondycję. Na czym jednak dokładnie polega prowadzenie ksiąg handlowych?
Księgi handlowe
Gdybyśmy chcieli komuś wytłumaczyć, czym są księgi handlowe, to moglibyśmy powiedzieć, że jest to bardzo precyzyjne zestawienie każdego zdarzenia gospodarczego, które wydarzyło się w firmie. Dzięki takiemu systemowi można nie tylko rejestrować przychody i rozchody czy wyliczać wysokość zobowiązań podatkowych, ale także – a właściwie przede wszystkim – uzyskać kompletny obraz sytuacji finansowej firmy. Jak już wspomnieliśmy, niekiedy firmy same decydują się na prowadzenie ksiąg handlowych, jednak do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są: spółki kapitałowe (czyli sp. z o.o. i s.a), spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, a także osoby fizyczne i spółki, które przekroczą roczny limit przychodów równowartości 2 000 000 euro. Zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, księgi handlowe składają się z dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald oraz zestawienia aktywów i pasywów (zwanego też inwentarzem).
Dziennik
Dziennik służy do chronologicznego ujęcia wszystkich operacji gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a obroty liczone w sposób ciągły. Dziennik należy także prowadzić w taki sposób, aby można było uzgodnić jego obroty z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Księga główna
Składa się z kont syntetycznych i obowiązuje w niej ewidencja księgowa zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, czyli każdą operację gospodarczą należy zaksięgować na dwóch kontach równocześnie, po stronie Winny i Ma. Istotne jest także to, że na koncie księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg handlowych salda początkowe aktywów i pasywów.
Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych to tzw. konta analityczne. Służą do rejestracji tych samych zdarzeń, co w księdze głównej, uzupełniając je o dodatkowe informacje.
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienia obrotów i sald, zwane także bilansem próbnym, sporządza się dla sprawdzenia przestrzegania zasady podwójnego zapisu (zgodność między sobą sumy obrotów) oraz kompletności i poprawności wartości zapisów (zgodność sumy obrotów z sumą zapisów dziennika).
Inwentarz
Zestawienie aktywów i pasywów, potwierdzone ich inwentaryzacją. W większości przedsiębiorstw jego funkcję pełni zestawienie sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Obowiązek prowadzenia inwentarza dotyczy firm, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób, który określa ustawa.
