Aby państwo mogło sprawnie funkcjonować, potrzebne są pieniądze. Biorą się one z różnego rodzaju podatków, które wpływają do budżetu państwa, i którymi może ono obracać. Podatki wpłacane przez przedsiębiorstwa, firmy i działalności gospodarcze muszą być jednak nadzorowane, żeby nie dochodziło do sytuacji, gdy ktoś próbuje zaniżyć swój podatek albo miga się od jego odprowadzania. Systemem nadzoru nad podatkami jest rachunkowość. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, ponieważ to właśnie one są trzonem rocznego sprawozdania finansowego.
Jakie muszą być księgi rachunkowe?
Te kryteria są dokładnie opisane w ustawie o rachunkowości. Według niej księgi rachunkowe muszą być dokładne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco. A cóż to znaczy?
1. Rzetelność – księgi rachunkowe, które są skrupulatnie prowadzone, zawsze w 100% opisują stan rzeczywisty. Księgi powinny być dokładnym odzwierciedleniem prawdy. Nie mogą nic zatajać, przeinaczać czy upiększać.
2. Bezbłędność – tutaj sprawa jest jasna, księgi rachunkowe nie mogą zawierać błędów. Wszystkie dokumenty przyporządkowane do konkretnego okresu działalności muszą być zawsze wprowadzane kompletnie i bezbłędnie.
3. Sprawdzalność – sprawdzalność ksiąg rachunkowych jest zapewniona, kiedy możemy stwierdzić poprawność zapisów, które się w nich znajdują, a także stanów sald, funkcjonowania stosowanych procedur obliczeniowych oraz identyfikację dowodów na każdym etapie przetwarzania danych. Aby księgi mogły być sprawdzalne, zawarte w nich zapisy muszą być uporządkowane chronologicznie i systematycznie doń wprowadzane. Dzięki temu możliwe staje się powiązanie każdej pozycji ksiąg rachunkowych z dokumentem źródłowym.
4. Prowadzenie na bieżąco – nie do pomyślenia są jakiekolwiek opóźnienia w księgach rachunkowych. W dniu dokonania jakiejkolwiek operacji (gotówkowej, czekowej czy wekslowej) należy wprowadzić do nich odpowiedni zapis, aby uniknąć powstania zaległości.
Ponadto ustawa określa, że księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki, a także wyraźnie oznaczone rokiem obrotowym. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka będzie wiadomo, kogo i za jaki okres dotyczy dana księga. Kolejnym wymogiem jest przechowywanie ksiąg, które muszą być zawsze starannie ułożone w ustalonej kolejności.
